Comment faire un bon feedback, c'est-à-dire un feedback efficace et constructif ?

En 2022, une étude de Capterra révèle que 65 % des employés français ressentent un manque de reconnaissance au travail.

Le problème, c’est que la reconnaissance au travail est un pilier essentiel du bien-être et de la motivation, et par conséquent, un levier majeur pour stimuler la productivité des employés.

Pour apporter cette reconnaissance, il existe un moyen simple pour le manager : le feedback. Il permet aux employé(e)s d’avoir un retour sur leur travail et aux managers de maintenir un cadre de travail sain pour l’entreprise.

Dans cet article, nous allons voir :

• l’importance de faire des feedbacks
• les 6 ingrédients d’un bon feedback
• une méthode imparable pour le mettre en place

Faire des feedbacks sert en particulier à 2 choses :

• reconnaître le travail et encourager les bons comportements

Faire des feedbacks en tant que manager, c'est un peu comme donner des signes de reconnaissance visibles et contagieux à vos équipes. En tant que manager, il est clé de notifier et d''encourager ce qui fonctionne bien, même si ces actions "font partie du job". Cela permet aux membre de votre équipe de nourrir leur motivation et leur engagement, car ce qu'ils font de bien est reconnu. Cela leur permet aussi de prendre connaissance de leurs atouts et de continuer dans cette direction. Une bonne présentation ? Dites le et expliquez pourquoi. Un rapport rendu en avance ? Notifiez le.

• recadrer, changer un comportement

Parfois, l’objectif d’un feedback est aussi de mettre en lumière ce qui a besoin d’être changé pour améliorer la performance. C’est le cas par exemple d’un comportement à recadrer. Le but du manager est donc de communiquer à son collaborateur ce qui a besoin d’être amélioré pour que celui-ci en ait connaissance et puisse prendre les actions nécessaires pour changer. Un feedback, même de recadrae, doit toujours porter l'intention de faire sincèrement progresser vos employés.

Un feedback, en particulier d'amélioration, est un moment d’échange et d’écoute, et il ne peut donc pas être réalisé n’importe où ni n’importe quand. Privilégiez un endroit calme et fermé et prenez le temps de prévoir un créneau horaire convenant aux deux parties.

Un feedback a pour intention de faire progresser vos employés. Un feedback bienveillant renforce les comportements souhaités par le manager et crée un environnement de travail basé sur la confiance.

Il est clé d'aborder par feedback un seul sujet spécifique. Cela permet une plus grande clarté et offre une meilleure visibilité à l’employé sur ses moyens d’action. Vouloir règler plusieurs sujets en même temps est une fausse bonne idée, cela risque de créer des erreurs de compréhension et de freiner la résolution du problème.

Un feedback avec une intention particulière se concentre sur des points spécifiques à améliorer, ce qui facilite une progression ciblée et alignée avec les priorités de l'entreprise.

Un bon feedback ne repose pas sur des interprétations ou des hypothèses, mais sur des faits, des chiffres et des constatations réelles et spécifiques. Il doit rester objectif et être accompagné d’exemples concrets pour éviter toute contestation. Plus il est détaillé et objectif, plus il sera compris et assimilé par l’employé, qui pourra ensuite mettre en œuvre des actions concrètes pour progresser.

Le manager doit s’assurer que l’employé a compris comment changer et qu’il a les outils et ressources nécessaires pour le faire. Un feedback efficace doit donc guider l’employé vers des actions concrètes et fournir les éléments nécessaires pour progresser de manière tangible.

Pour vous aider à appliquer ces 6 ingrédients lors de votre prochain feedback, nous, on adore la méthode DESC. Cette méthode permet de structurer un feedback pour le rendre clair, précis, formulé avec bienveillance et orienté vers l'action. Cette méthode a été directement inspirée de Marshall Rosenberg, le créateur de la Communication Non Violente (CNV), conceptualisée dans les années 1960. Dix ans plus tard, Sharon Anthony Bower et Gordon H. Bower, séduits par les travaux de Rosenberg, ont développé la méthode DESC.

Mais Qu'est-ce que cela veut dire ?

Le DESC est l'acronyme des différentes étapes du feedback : D pour Décrire, E pour Exprimer, S pour Spécifier et C pour Conclure. Voici une explication plus approfondie :

• La 1ère étape, c'est le D, c'est-à-dire : DÉCRIRE .

Avant même d’apporter une réflexion sur le problème ou des solutions, le meilleur moyen de cibler correctement le problème lors d’un feedback est de revenir sur les faits. Prenez le temps de décrire la situation et les actions qui ont été accomplies, qu’elles soient bonnes ou mauvaises, pour pouvoir ensuite analyser plus en profondeur le cœur du problème. Votre discours doit imperativement se rapporter aux faits

Exemple 1: “Ce matin, tu es arrivé(e) avec 15 minutes de retard et j’ai dû répéter les informations....”

Exemple 2: “Lundi dernier, je t' ai confié un rapport important, et il a été rendu non seulement extrêmement complet, mais aussi bien avant la date limite...”

• Le E pour EXPRIMER :

Essayez maintenant de déduire les conséquences logiques des faits énoncés précédemment. Pensez aux conséquences sur vous, vos collègues, l’employé lui-même et l’entreprise dans son ensemble. C’est aussi le moment de faire parler vos sentiments. Mettez en avant ce que vous ressentez vis-à-vis de la situation et invitez votre interlocuteur à faire de même.

Exemple 1: “… Nous n’avons pas eu le temps de tout terminer, et j’ai ressenti de la frustration de ne pas pouvoir tout dire.…”

Exemple 2: “…j’ai donc pu prendre de l’avance sur ce projet et le démarrer plus tôt que prévu…”

• Le S pour SPÉCIFIER :

C’est le moment pour vous et votre employé de réfléchir ensemble à d’éventuelles solutions face au problème énoncé. Comment pourriez-vous influencer la situation ou, si cela n’est plus possible, quelles leçons tirer pour la prochaine fois que la situation se présentera ? Prenez le temps de lister plusieurs solutions, de les évaluer et de les partager afin de maximiser vos chances de trouver un consensus sur la résolution du problème.

Exemple 1: “…J’aimerais que tu sois à l’heure pour les réunions. Est-ce possible pour toi ?…”

Exemple 2 : “…Je te remercie de ette rigueur et cette efficacité.

• Et le C pour CONCLURE :

Prenez un moment pour choisir la solution la plus efficace et mettez en place des actions pour la rendre réalisable. C’est également le moment de mettre en évidence un calendrier co-décidé pour la suite.

Exemple 1: “…OK, donc tu t’engages à... Comme ça, le temps de chacun sera bien utilisé.”

Pour résumer cette méthode de manière visuelle, voici un schéma qui reprend les points clés de la méthode DESC:

Un feedback efficace est un outil indispensable et bénéfique, tant pour le manager que pour l’employé. En adoptant de bonnes pratiques, telles que la méthode DESC, vous créez un environnement de travail basé sur la confiance, propice à l’épanouissement professionnel et au succès collectif.

Pour démarrer votre routine de feedback, définissez un créneau hebdomadaire, de 15 minutes à 1h en fonction du niveau de seniorité de la personne managée.. Rappelez-vous qu’un changement ne se fait pas en un jour. Il faut être patient et accepter de répéter plusieurs fois les mêmes observations avant qu’elles soient intégrées.

Par ailleurs, un des éléments clés pour faire des bons feedbacks : le préparer !! Préparez le feedback à l’avance, en commençant par valoriser les points positifs et les efforts fournis. Ensuite, abordez les axes d’amélioration avec des propositions de solutions concrètes.